השכרת ציוד לאירועים קטנים
אם החלטתם לערוך אירוע חשוב שתקראו את המאמר הבא כי זה עומד להיות ההבדל בין הוצאה כספית גבוהה להוצאה נמוכה.
אנחנו מתחילים לתכנן אירוע, והשאלה הראשונה שאנחנו צריכים לשאול את עצמנו היא – מה ? מה אני צריך לדעת ולמה ואני צריך לדאוג ?
מה צריך לדעת כשמשכירים ציוד לאירוע?
אחת הסיבות לכשל באירוע הוא תכנון לקוי, עלינו לדאוג שאנחנו עורכים תכנון מקדים ולבצע אותו בצורה נכונה. יש מאות סוגים של אירועים – מסיבות בשלל סוגים, אירועים עסקיים, חתונות, ערבי צוות ועד אירועי קריוקי, אבל בכולם חשוב להבין בסופו של דבר מה אנחנו רוצים להשיג, מהי התוצאה הסופית שאנחנו מצפים לקבל מהאירוע שלנו.
תחילה נבין את סוג האירוע ולאחר מכן נתחיל לשלב את כמות המוזמנים. ניקח לדוגמא מסיבת הפתעה שאנחנו רוצים לערוך לכבוד יום ההולדת של אבא. לפני שנבדוק איזה ציוד אנחנו צריכים לאירוע ונתחיל לערוך רשימות של אוכל ודברים שלא נשכח, נבין איפה אנחנו רוצים לעשות את המסיבה:
- האם בשטח פתוח כמו חוף הים?
- בטבע?
- בחצר הבית?
- מסעדה?
- וכד'
לאחר מכן נבדוק דברים בסיסיים למקום כמו דרכי גישה לרכבים, חנייה, גישה לנכים, שירותים, תאורה, האם יש אישור לערוך במקום אירוע, מקור מים וכד'. ואחרי שדאגנו לבסיס אפשר להמשיך לדבר הבא שזה כמות המוזמנים ולהחליט כמה אנשים אנחנו מעוניינים להזמין.
השלב הבא לפני שאנחנו דואגים להשכרת הציוד לאירוע יהיה להכין רשימה של כל מה שאנחנו צריכים לארגן לאירוע. האם אנחנו מביאים אוכל בעצמנו או שוכרים שירותי קייטריינג (במידה ומדובר במקום פתוח תצטרכו לדאוג בדרך כלל לחשמל לספקי השירות כך שהשכרת גנרטור יהיה משהו שתצטרכו להיות ערוכים עבורו.
איזה ציוד צריך לאירוע ?
אז דאגנו לעשות הכנה מוקדמת, הבנו מה המקום שאנחנו רוצים לערוך את האירוע, הכנו רשימת מוזמנים והכנו רשימת ציוד כך שגם לתקליטן תהיה פינה למוזיקה.
בוא נבין את השלבים בתכנון ומה בעצם אנחנו צריכים:
- הושבה לאורחים – האם אנחנו רוצים פינות ישיבה בשילוב פופים ופוטונים לישיבה שהאורחים שלנו יתרווחו או שאנחנו רוצים לשלב שולחנות וכיסאות בר על מנת לתת מראה יוקרתי לאירוע ? כשאתם יוצרים קשר עם חברה להשכרת ציוד לאירועים תבואו עם מידע מקדים עדיף כמה שיותר מדויק
- השכרת ציוד הגברה ותאורה – מוזיקה אנחנו צריכים, ובשביל שנוכל לשמוע את המוזיקה אנחנו צריכים ציוד הגברה. עכשיו בגלל שציוד ההגברה והתאורה הם אחד מהדברים אם לא הכי חשובים ( חוץ מאוכל J ) פה בדרך כלל אנשים נוטים ליפול בתקציב. אופציה אחת תהיה להשכיר ציוד לתפעול עצמי לעומת לשכור שירותי חברת הגברה. האופציה הראשונה יכולה להסתכם בפחות מ 1000 ₪ בעוד שהאופציה השנייה תסתכם בכמה אלפי שקלים. אפשרות נוספת במידה והזמנתם תקליטן זה פשוט לשאול אותו אם הוא מחזיק ציוד וכך להרוויח 2 ציפורים במכה.
תמיד תוכלו להמשיך את הרשימה אבל חשוב לא להפריז בציוד, תמיד מומלץ ליצור קשר עם חברה המתמחה בהשכרת ציוד לאירועים ולהתייעץ איתם על מנת שיתאימו לכם את הציוד.